Mitarbeitergespräch vorbereiten: Was ich auf der anderen Seite des Tisches sehe

Ich arbeite seit 2010 in der IT, seit 2019 mit Personalverantwortung. Mitarbeitergespräche kenne ich also von beiden Seiten des Tisches. Heute sitze ich meist auf der Seite, die das Gespräch führt. Von dort sehe ich, wie anders es läuft, wenn mein Gegenüber vorbereitet kommt.

Ein Jahresgespräch ist nur zur Hälfte Rückschau. Die andere Hälfte ist ein Plan für das nächste Jahr.

Wer vorbereitet kommt, kann beide Hälften mitgestalten: mit Beispielen für das, was sich durch die eigene Arbeit verändert hat, und mit Vorschlägen für das, was als Nächstes kommt.

Das Jahr über mitschreiben

Im November ist vieles aus dem Frühjahr vergessen, auf beiden Seiten. Deshalb hilft es, Notizen nicht erst vor dem Termin zu sammeln.

Manche Kolleginnen und Kollegen führen dafür ein Dokument, das sie mit mir teilen. Bei ihnen heißt es „Brag Document“. Sie tragen über das Jahr Themen ein, sobald etwas abgeschlossen ist oder gut lief. Vor dem Gespräch müssen sie dann nichts mehr rekonstruieren.

Wenn du so ein Dokument nicht hast, geh vor dem Gespräch einmal durch die Projekte und Themen deines Jahres. Kalender, Tickets und alte Präsentationen helfen dabei.

Worauf ich in der Rückschau achte

Wirkung. Ich achte weniger darauf, was jemand getan hat, als darauf, was sich dadurch geändert hat, vor allem für den Kunden und bei den Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Durchlaufzeiten. „Ich habe das neue Formular gebaut“ ist eine Aufgabe. „Seit dem neuen Formular rufen weniger Kundinnen und Kunden beim Support an“ ist eine Wirkung.

Eigeninitiative. Ich achte darauf, ob jemand im Laufe des Jahres ohne Auftrag Themen gefunden und umgesetzt oder verbessert hat. Gute Beispiele sind Probleme im Team oder in der Technik, die viele lange hingenommen haben, bis jemand sie einfach angegangen ist. Etwa eine Übergabe zwischen zwei Teams, bei der regelmäßig Informationen verloren gingen. Oder jemand hört im Teammeeting, dass Zahlen jeden Monat von Hand in eine Tabelle übertragen werden, bringt sich ein Auswertungswerkzeug bei und baut einen Bericht, der sich selbst aktualisiert.

Eigene Entwicklung. Hier zählt, was jemand heute kann, was vor einem Jahr noch nicht ging. Daran zeigt sich, wie sich jemand über das Jahr selbst vorangebracht hat. Dazu gehört auch, offen zu sagen, was nicht gut lief und was man daraus gelernt hat.

Einflussbereich. Manche Dinge hat man selbst in der Hand, andere kann man beeinflussen, und auf manche hat man keinen Einfluss. Am meisten über die eigene Arbeit erzählt, was jemand in den ersten beiden Bereichen erreicht oder verbessert hat.

Natürlich gehört ins Gespräch, was nicht gut gelaufen ist. Hilfreich ist es, dann gemeinsam zu überlegen, wie es künftig besser gehen kann: was man selbst dazu beitragen kann und was man dafür konkret von der Führungskraft braucht. Ich sehe es als meine Aufgabe, die Menschen, mit denen ich zusammenarbeite, dazu in die Lage zu versetzen.

Das gilt auch für Dinge außerhalb des eigenen Bereichs. Wenn dort etwas stört, hilft es, mitzubringen, was man schon versucht hat oder vorschlägt. Dann wird aus Kritik etwas, woran beide Seiten arbeiten können.

Für deine Vorbereitung kannst du daraus vier Fragen an dein eigenes Jahr machen:

Was hat sich durch meine Arbeit für Kunden oder bei den Unternehmenskennzahlen geändert?
Welche Themen habe ich ohne Auftrag angepackt?
Was kann ich heute, was ich vor einem Jahr noch nicht konnte?
Was habe ich in meinem Einflussbereich erreicht oder verbessert?

Die zweite Hälfte: das nächste Jahr

Für den Plan helfen drei Fragen, die du dir vorher selbst stellen kannst:

Was will ich im nächsten Jahr erreichen?
Wie hängen meine Vorhaben mit den Zielen des Unternehmens zusammen?
Was schlage ich konkret vor?

Die zweite Frage ist die schwierigste, weil man die Ziele des Unternehmens oft nur ungefähr kennt. Sie stehen meist in Strategie-Präsentationen oder Quartalszielen. Bleiben sie unklar, kannst du deine Führungskraft vor dem Gespräch fragen, woran euer Bereich im nächsten Jahr gemessen wird.

Ein konkreter Vorschlag sagt dann drei Dinge: was du tun willst, auf welches Ziel es einzahlt und was du dafür brauchst. Angenommen, ein Ziel des Unternehmens ist, dass Kundinnen und Kunden schneller Antworten bekommen. „Ich möchte mich mehr mit Automatisierung beschäftigen“ klingt dann nach einem persönlichen Wunsch. „Ich schlage vor, die häufigsten Supportanfragen auszuwerten und die drei größten Ursachen zu beheben. Dafür brauche ich einen Tag pro Woche“ zeigt, wie dein Vorhaben auf das Ziel einzahlt.

Wie du ein Anliegen in den Begriffen der anderen Seite beschreibst, steht ausführlicher im Beitrag Sprich die Sprache der Menschen, die du erreichen möchtest interner Reflacto-Blogbeitrag.

Wenn du deine Antworten vorher sortieren möchtest, hilft die Reflexion zur Vorbereitung des Jahresgesprächs interne Reflacto-Seite. Sie folgt dem GROW-Modell interne Reflacto-Seite: Was willst du am Ende des Gesprächs gesagt und gehört haben, wo stehst du heute, welche Möglichkeiten hast du, und was tust du als Nächstes? Deine Antworten bleiben dabei auf deinem Gerät.

Wenn die Bewertung nicht passt

Auch gut vorbereitet kann dich eine Bewertung überraschen. Du musst nicht sofort widersprechen. Es ist in Ordnung zu sagen: „Das sehe ich anders. Ich möchte darüber nachdenken und komme darauf zurück.“ Mit deinen Notizen kannst du danach die eine Einschätzung finden, die du anders siehst, und um ein zweites Gespräch bitten.

Der erste Schritt

Geh in dieser Woche einmal durch die Projekte und Themen deines Jahres und schreib zu jedem einen Satz dazu, was sich dadurch geändert hat. Ergänze einen Vorschlag für das nächste Jahr. Danach trägst du über das Jahr weiter ein, was passiert. So entsteht dein eigenes „Brag Document“: eine laufende Sammlung dessen, was du erreicht hast und was sich dadurch geändert hat.