Aber ich dachte, das hätten wir so vereinbart

Am Freitag sagt mir ein Kollege, dass der Entwurf für unsere Präsentation nicht fertig wird.

1. I

   Ich

   „Aber wir hatten doch Freitag vereinbart.“

2. K

   Kollege

   „Nein. Ich habe gesagt, dass ich versuche, es bis Freitag zu schaffen.“

Wir sind beide überzeugt, das frühere Gespräch richtig in Erinnerung zu haben. Vielleicht haben wir „Ich versuche es“ nur unterschiedlich verstanden.

Sobald meine Arbeit von einem Ergebnis abhängt oder jemand auf ein Ergebnis von mir wartet, hat diese Unklarheit Folgen. Der nächste Arbeitsschritt kann sich verzögern, und aus der Lücke in unserer Vereinbarung wird schnell ein Urteil über die Zuverlässigkeit der anderen Person.

Eine Vereinbarung, die keine war

„Ich versuche es bis Freitag“ kann für mich wie eine Zusage klingen. Mein Gegenüber meint vielleicht ein Ziel, das noch an anderen Aufgaben hängt oder an Informationen, die noch fehlen.

Ähnlich unscharf sind „Das sollte diese Woche fertig werden“, „Kümmerst du dich darum?“ oder „Wir brauchen das möglichst bald.“ Im Gespräch wirken solche Sätze klar genug. Erst später merken wir, dass wir nicht dasselbe gemeint haben.

Ich ergänze im Kopf, was für mich naheliegt, und merke es im Gespräch nicht. Aus „Ich versuche es“ wird „Ich mache es“, aus „diese Woche“ wird „bis Freitagmittag“. Mit „darum kümmern“ meine ich die vollständige Umsetzung, mein Gegenüber vielleicht nur die Klärung.

Nachfragen wäre am einfachsten: „Heißt das, ich kann am Freitag damit rechnen?“ Ein Satz, und wir wüssten beide, woran wir sind. Doch oft nicken wir nur und gehen auseinander. Dass wir verschiedene Vorstellungen vom Ergebnis haben, merkt keiner von uns.

Wenn aus einer Lücke ein Urteil wird

Am Freitag sehe ich den unfertigen Entwurf. Die Lücke in unserer Vereinbarung sehe ich nicht. Der Kollege wirkt unzuverlässig, als hätte er keine Verantwortung übernommen oder mir nicht richtig zugehört.

Er hört dagegen vielleicht einen Vorwurf. Aus seiner Sicht mache ich nachträglich eine feste Zusage aus einem Ziel. Was in der Zwischenzeit dazugekommen ist, zähle ich nicht mit.

Natürlich kann er eine eindeutige Zusage gegeben und sie nicht eingehalten haben. Das spreche ich dann auch so an. Vorher versuche ich zu rekonstruieren, was wir tatsächlich gesagt oder festgehalten haben.

Erst rekonstruieren

Mit „Aber das war doch abgesprochen“ erkläre ich meine Erinnerung zur gemeinsamen Wahrheit. Mein Gegenüber kann nur zustimmen oder sich verteidigen. Ich würde deshalb eher so einsteigen:

„Ich hatte Freitag als festen Termin verstanden. Wie hast du unser Gespräch in Erinnerung?“

Danach klären wir vier Fragen:

• War Freitag ein fester Termin oder ein Ziel?
• Was sollte bis dahin fertig sein?
• Welche Abhängigkeiten waren bekannt?
• Wann wollten wir miteinander sprechen, falls der Termin nicht hält?

Wie im ersten Beitrag trenne ich dabei zwei Dinge: was ich noch rekonstruieren kann und was ich daraus geschlossen habe. Vielleicht können wir das frühere Gespräch nicht eindeutig klären. Die Rekonstruktion zeigt uns trotzdem, worüber wir diesmal sprechen müssen.

Erwartungen, die nicht zusammenpassen

Dabei merken wir vielleicht, dass unsere Erwartungen gar nicht zusammengehen. Der Entwurf am Freitag war für mich nur ein Zwischenziel: Am Dienstag stelle ich unseren Vorschlag vor, deshalb brauche ich am Montag die fertige Präsentation. Mein Kollege schafft bis Montag jedoch nur einen Entwurf, in dem die Zahlen noch fehlen.

Für solche Gespräche hilft mir die BOUND-Methode. Sie fragt nacheinander nach der realistischen Ausgangslage (Baseline), den Fakten dazu (Objectivity), den Zwängen auf der anderen Seite (Understand), den Möglichkeiten (Negotiate) und dem, was wir davon festhalten (Document). Zwei dieser Fragen reichen mir hier:

• Was ist mit der verfügbaren Zeit realistisch?
• Welche Möglichkeiten haben wir bei Umfang, Termin oder Unterstützung?

Beim Durchgehen merke ich, dass meine eigene Forderung so nicht stimmte. Ich brauche am Montag keine fertige Präsentation. Ich brauche die drei Abschnitte, die ich am Dienstag erkläre. Die Zahlen kann ich am Dienstagmorgen selbst einsetzen.

Kurz festhalten, was gilt

Das D der BOUND-Methode steht für Document, und genau diesen Teil lasse ich am ehesten weg. Nach einem guten Gespräch fühlt sich die Sache geklärt an. Einige Tage später haben wir trotzdem wieder verschiedene Versionen davon im Kopf.

Aus wichtigen Gesprächen gehe ich deshalb möglichst erst raus, wenn drei Fragen beantwortet sind: Was genau? Bis wann? Wer? Die Antworten schreibe ich auf, dazu was noch offen ist und wer sich meldet, wenn sich die Lage ändert. Angewöhnt habe ich mir das nach ein paar solchen Freitagen.

Im Alltag reichen dafür drei Sätze:

„Du schickst mir bis Montag um zwölf den Entwurf mit den drei besprochenen Abschnitten. Falls dir dafür noch Zahlen fehlen, sagst du mir bis Montag um neun Bescheid. Dann setze ich sie am Dienstagmorgen selbst ein.“

Mein Gegenüber kann darauf antworten: „So hatte ich das nicht verstanden.“ Dann klären wir es direkt und nicht erst am nächsten Freitag.

Auch eine schriftliche Vereinbarung können wir ändern. Wenn die Zahlen später kommen oder eine andere Aufgabe wichtiger wird, müssen wir erneut miteinander sprechen. Die kurze Nachricht zeigt uns dann, von welcher Vereinbarung wir ausgehen.

Wenn ich selbst „Ich versuche es“ sage

Vermutlich stehe ich öfter auf der anderen Seite dieses Gesprächs, als ich merke. Jemand hat mein „Ich versuche es“ als Zusage gehört und wartet seitdem.

Wenn ich mir nicht sicher bin, versuche ich deshalb zu sagen, was ich meine: „Sicher ist es nicht, ich warte noch auf die Freigabe. Bis Mittwoch weiß ich mehr, dann sage ich dir Bescheid.“ Das ist unbequemer als „Ich versuche es“, weil ich damit zugebe, dass ich es nicht allein in der Hand habe.

Dafür wartet dann niemand bis Freitag auf etwas, das ich nie zugesagt habe.