Erst aufschreiben, dann entscheiden

Als sich eines unserer Teams neu ausrichten sollte, war der Entscheidungstermin einfach und unkompliziert. Alle hatten die Informationen schon, und ihre Fragen standen bereits als Kommentare im Dokument.

Dieses Dokument hatte ein Kollege aus dem betroffenen Team geschrieben. Darin stand zuerst, wie die Situation im Team mit Blick auf die aktuellen Aufgaben aussieht, und danach, warum es sinnvoll ist, dass sich das Team auf einen anderen Bereich ausrichtet. Es stand vorab im Wiki, für alle Betroffenen und alle, die mitentscheiden. So konnten alle die Begründung in Ruhe lesen, bevor wir darüber gesprochen haben.

Ein solches Entscheidungsdokument heißt im Englischen Decision Record. Im letzten Beitrag interner Reflacto-Blogbeitrag ging es darum, was nach einer Entscheidung passiert. Diesmal geht es um die Zeit davor.

Erst die Situation, dann die Idee

Bei uns entstehen Entscheidungsdokumente inzwischen oft, bevor etwas entschieden ist, aber nicht schon bei der ersten Idee. Vorher lohnt es sich, darüber nachzudenken, eine Nacht darüber zu schlafen und die Idee vielleicht mit einzelnen Beteiligten anzusprechen. So lässt sich testen, ob sie in den aktuellen Kontext passt.

Dann beginnt das Dokument mit der aktuellen Situation, knapp und in wenigen Sätzen. Erst wenn sie aufgeschrieben ist, sehen alle, die entscheiden oder beteiligt sind, mit welchem Wissen und aus welchem Kontext etwas vorgeschlagen wird. Sie sehen die Situation mit den Augen der Person, die den Vorschlag schreibt. Damit wird auch sichtbar, wo Kontext fehlt, etwa aus anderen Abteilungen oder aus dem ganzen Unternehmen.

Solange sich die aktuelle Situation nicht in wenigen Sätzen beschreiben lässt, ist es für mich zu früh für die Lösung.

Was vor den Optionen steht

Unsere Entscheidungsdokumente beginnen mit drei Abschnitten:

• Kontext (Context): Wie ist die Situation heute?
• Leitplanken (Constraints): Was muss auch nach der Veränderung noch gelten?
• Anforderungen (Requirements): Was soll die Veränderung erreichen?

Erst danach folgen die Optionen. Jede Option wird sachlich an den Leitplanken und Anforderungen geprüft. Welche Leitplanken hält sie ein, welche Anforderungen erfüllt sie, und wie gut? Dabei kann eine Entscheidungsmatrix interne Reflacto-Seite helfen. Am besten steht am Ende eine Empfehlung dabei. Dann muss niemand erraten, wohin die Person tendiert, die den Vorschlag schreibt, und alle können genau dieser Empfehlung widersprechen.

Jede Person kann anfangen

Ein Entscheidungsdokument kann jede Person in der Organisation schreiben und damit eine Entscheidung anstoßen. Dafür braucht es keine bestimmte Rolle. Das Dokument legt Kontext und Begründung für alle offen, und darin steht auch, wer am Ende entscheidet. So zählt das Argument und nicht die Position der Person, die es schreibt.

Wer von einer Veränderung betroffen ist, kann sie selbst anstoßen und beschreiben, wie der Kollege bei der Neuausrichtung des Teams. So werden aus Betroffenen Beteiligte. Und wer das Dokument vor der Entscheidung liest, kann fehlenden Kontext ergänzen, einzelne Punkte kommentieren oder einfach Fragen stellen.

Am Ende steht eine Entscheidung

Ein Entscheidungsdokument ist erst fertig, wenn darin eine Entscheidung steht. Am besten schreibt die Person, die es beginnt, gleich am Anfang hinein, wer entscheidet. Dann wissen das alle schon beim Lesen. Wenn das Feedback eingeholt ist und alle das Dokument gelesen haben, ist ein kurzer Termin am besten. Dort wird entschieden, und das Ergebnis kommt ins Dokument: was entschieden wurde und warum.

Danach beginnt die Umsetzung, um die es im letzten Beitrag interner Reflacto-Blogbeitrag ging.

Auch ohne Entscheidungsdokument

Nicht jede Frage braucht ein eigenes Dokument. Für kleinere Probleme, etwa in einer Mail oder in einer Besprechung, nutze ich eine kürzere Form. Erst beschreibe ich die Situation. Dann die Komplikation, also das eigentliche Problem, weshalb sich etwas ändern muss. Und zuletzt die Lösung oder die Optionen, die wir haben.

Das ist meine vereinfachte Variante eines Musters von Barbara Minto. In ihrem Pyramidenprinzip (Pyramid Principle) folgt auf Situation und Komplikation eine Frage (Englisch) öffnet in einem neuen Tab, und erst die Antwort darauf ist die Lösung.

Der erste Schritt

Wenn dir gerade eine Veränderung durch den Kopf geht, beginne mit ein paar Sätzen zur aktuellen Situation. Zeig sie einer Person, die die Lage aus einem anderen Blickwinkel kennt, und frag sie, was darin fehlt. Und wenn daraus ein Entscheidungsdokument wird, schreib gleich dazu, wer entscheidet.